Neuerungen bei der elektronischen Rechnung ab 2013

Mit den neuen ab dem 1.1.2013 anzuwendenden Bestimmungen sollen die Anforderungen an eine elektronische Rechnung deutlich vereinfacht werden. Nun berechtigen auch elektronisch übermittelte Rechnungen, die zB per E-Mail, als E-Mail-Anhang bzw als Web-Download übermittelt werden, unter bestimmten Bedingungen zum Vorsteuerabzug, ohne dass eine Signatur iSd Signaturgesetzes erforderlich ist.

Hintergrund.
Eine elektronische Rechnung wird in einem elektronischen Format (zB PDF, txt oder xml und auch Telefax) ausgestellt und empfangen. Die für die elektronische Rechnungslegung erforderliche Zustimmung des Rechnungsempfängers muss nachweisbar sein, kann aber auch nachträglich oder stillschweigend erfolgen. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist müssen sowohl beim Leistenden als auch beim Leistungsempfänger gewährleistet sein. Eine Konvertierung in andere Dateiformate ist zulässig, soweit der Inhalt der Rechnung in Bezug auf die Mindestangaben gemäß § 11 UStG nicht geändert wird. Wird eine Rechnung in verschiedenen bzw mehreren Formaten ausgestellt, ist ein entsprechender Hinweis erforderlich, da nach Meinung des BMF sonst die Steuerschuld nochmals kraft Rechnungslegung entsteht.

Anerkannte Verfahren.
Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts können durch folgende Verfahren bzw Technologien gewährleistet werden:

  • Elektronische Signatur.
    Die elektronische Rechnung kann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur iSd Signaturgesetzes versehen werden. Auch Zertifikate von im Ausland niedergelassenen Zertifizierungsdiensteanbietern sind den inländischen gleichgestellt, soweit sie die Anforderungen des § 24 Signaturgesetz erfüllen. Die Archivierungspflicht besteht sowohl hinsichtlich der elektronischen Rechnung als auch hinsichtlich des Signaturprüfungsprotokolls.
  • Elektronischer Datenaustausch.
    Die elektronische Rechnung kann durch elektronischen Datenaustausch (EDI gem Art 2 der Empfehlung 1994/820/EG der Kommission vom 19.10.1994) übermittelt werden. Dabei müssen Sicherheitsverfahren und -maßnahmen eingehalten werden, um EDI-Nachrichten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Verzögerung, Zerstörung oder Verlust zu schützen. Insbesonders sind der Ursprung, die Integrität sowie die Nichtabstreitbarkeit von Ursprung und Empfang zu prüfen. Eine zusätzliche Übermittlung einer Sammelrechnung ist nicht mehr erforderlich, sofern im EDI-Datensatz alle nach § 11 UStG notwendigen Rechnungsbestandteile enthalten sind.
  • Innerbetriebliche Steuerungsverfahren.
    Durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren kann ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen werden. Es handelt sich dabei um ein Kontrollverfahren, welches einerseits der leistende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch verwendet und andererseits der empfangende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Dies kann auch durch den manuellen Abgleich mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (wie Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein) erfolgen. Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (richtige Rechnungsmerkmale) kann ein Indiz dafür sein, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit und Unversehrtheit beeinträchtigenden Fehler aufgetreten sind. Die Ausgestaltung des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens kann frei gewählt werden, muss aber der Größe, Tätigkeit und Art des Unternehmens angemessen sein sowie Zahl und Wert des Umsatzes sowie Zahl und Art der Leistenden und Kunden berücksichtigen. Das angewendete Verfahren ist adäquat zu dokumentieren. Eine Dokumentation hinsichtlich jeder einzelnen Rechnung ist nach Ansicht des BMF nicht erforderlich, wenn die generelle Anwendung des Verfahrens gewährleistet ist. Eine Zertifizierung des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens von Seiten der Finanzverwaltung ist nicht vorgesehen.
  • FinanzOnline und Unternehmensserviceportal.
    Eine Rechnungsübermittlung über diese Einrichtungen ist derzeit nur an den Bund als Leistungsempfänger möglich.

Elektronische Archivierung.
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer gewährleistet werden. Es sind daher die Aufbewahrungspflichten gemäß BAO bzw UGB (sieben Jahre) bzw UStG (sieben bzw 22 Jahre) zu berücksichtigen.

Fazit.
Erst die Anerkennung von innerbetrieblichen Steuerungsverfahren als Nachweis für die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes der elektronischen Rechnung wird dieser endgültig zum Durchbruch verhelfen. Für Unternehmer gilt es sich hierauf vorzubereiten, denn es wird wohl nicht lange dauern, bis die ersten Lieferanten die neuen Möglichkeiten ausnutzen wollen.

Christian Bürgler
cbuergler@deloitte.at

 

 

 

 

 

Kristina Babuder
kbabuder@deloitte.at

www.deloitte.at

 

 

 

 

 

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