Die e-Rechnung an den Bund im digitalen Zeitalter

Ab 1.1.2014 dürfen alle Bundesdienststellen Rechnungen von Vertragspartnern ausschließlich elektronisch und in strukturierter Form akzeptieren. Damit sollen die Kosten sowohl für die Bundesverwaltung als auch für Unternehmer gesenkt werden.

Verpflichtung zur e-Rechnung.

Aufgrund einer Änderung der Mehrwertsteuer-Richtlinie 2006/112/EG wurde mit 1.1.2013 die elektronische Rechnung der Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Die österreichische Bundesverwaltung geht noch einen Schritt weiter und sieht vor, dass Lieferanten ab 1.1.2014 ihre Rechnungen ausschließlich auf elektronischem Weg übermitteln dürfen. Die neue Regelung gilt für alle Vertragsbeteiligten im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen, dh für alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen sowie das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, den Verwaltungsgerichtshof, den Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und den Rechnungshof. Eine Liste der Bundesdienststellen steht auch auf der Homepage der Bundesbeschaffung GmbH zur Verfügung.

Barzahlungen.

Für Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt, ist keine e-Rechnung zu legen, sondern – wie bisher – eine Papierrechnung. Dies umfasst auch die Zahlung mittels Kredit- oder Debitkarte. Ausländische Vertragspartner von Bundesdienststellen sind nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten ebenfalls zur Ausstellung und Übermittlung von e-Rechnungen verpflichtet.

Verfahren zur Einbringung von e-Rechnungen.

Die Übermittlung einer e-Rechnung an den Bund kann über das Unternehmensserviceportal (USP) mittels der Anwendung „e-Rechnung an den Bund“ erfolgen. Hier stehen die folgenden Alternativen zur Verfügung:

  • Hochladen einzelner Rechnungen im XML-Format ebInterface oder im PEPPOL-Format
  • Erfassung der Rechnung mittels Webformular
  • Automatische Übermittlung mittels Webservice.

Alternativ zum USP kann auch über die PEPPOL Transport Infrastruktur eine automatische Übermittlung der e-Rechnung im PEPPOL-Format erfolgen. Nach erfolgter technischer und formaler Prüfung erfolgt eine umgehende Bestätigung des Rechnungseingangs und Übergabe zur Bearbeitung.

Anmeldung Unternehmensserviceportal (USP).

Die Anmeldung und erstmalige Authentifizierung am USP kann mittels Finanzonline, Handy-Signatur, Bürgerkarte oder direkter Anmeldung beim Finanzamt erfolgen. Neben „e-Rechnung an den Bund“ stehen auch eine Reihe weiterer Anwendungen zur Verfügung, wie zB ELDA Online, SVA-Beitragskonto für Versicherte, etc. Wenn keine Registrierung am USP gewünscht ist, besteht auch die Möglichkeit, dass ein Serviceprovider oder Wirtschaftstreuhänder für Sie die Erstellung und Übermittlung der e-Rechnungen vornimmt.

Fazit.

Mit der verpflichtenden elektronischen Rechnungslegung an den Bund ab 1.1.2014 nimmt Österreich eine Vorreiterrolle innerhalb der EU ein. Neben den erwarteten Kosteneinsparungen sind für Unternehmer insbesondere die sofortige Empfangsbestätigung (formelle Richtigkeit) und die geplante schnellere Zahlungsabwicklung von Vorteil. Gleichwohl ist eine rechtzeitige Vorbereitung auf die neuen Erfordernisse von Seiten der Unternehmer notwendig. Deloitte bietet Unterstützung von Beratung, Anmeldung am USP bis hin zur Erstellung und elektronischen Übermittlung von e-Rechnungen an.

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Stephan Karigl

Stephan Karigl

Manager | Deloitte Tax
Telefon: +43 1 537 00 6850
Mail: skarigl@deloitte.at

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