Innergemeinschaftliche Lieferungen – Verschärfung des Beförderungsnachweises bei Abholfällen

Unternehmer, deren Kunden bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Ware selbst in Österreich abholen („Abholfälle“), sollten über folgende Änderungen, die seit dem 1.1.2010 im Zusammenhang mit dem Beförderungsnachweis gelten, informiert sein:

„Nicht genau hinschauen“ gilt nicht

Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss beim Beförderungsnachweis ins EU-Ausland neuerdings zusätzlich dokumentiert werden, dass die konkret abholende Person tatsächlich vom angegebenen Leistungsempfänger bzw. UID-Inhaber laut Rechnung beauftragt und berechtigt wurde, die Ware zu übernehmen. Anlass für diese Verschärfung war der wiederholte Missbrauch fremder UID-Nummern zur Erschleichung steuerfreier Lieferungen. Ist der Unternehmer selbst der Abholende, kann die Übereinstimmung zwischen ihm und der angegebenen UID-Nummer samt Firmennamen etwa mit einer Reisepasskopie nachgewiesen werden. Sind vom Unternehmer beauftragte Personen in die Abholung eingebunden, müssen diese ihre Berechtigung zur Abholung durch Spezialvollmachten, Vorlage der Kaufverträge, Firmenbuchauszüge etc. nachweisen. Es muss eindeutig nachweisbar sein, dass jenes Unternehmen, unter dessen Namen der Abholende auftritt, die Bestellung der Ware tatsächlich beauftragt hat. Eine bloß allgemein gehaltene Vollmacht genügt laut Auffassung der Finanzverwaltung nicht. Sind mehrere Abholende tätig, so hat jeder von ihnen eine entsprechende Vollmacht vorzulegen. Die bloße Aufzeichnung der UID-Nummer und des Firmennamens genügt daher nicht, da sich daraus nicht zwingend ergibt, wer der tatsächliche Leistungsempfänger ist. Besondere Beachtung verdienen diese Nachweispflichten in Fällen, in denen die Käufer mangels dauernder Geschäftsbeziehung nicht bekannt sind bzw. nur Einmalgeschäfte abgeschlossen werden.

Ein für den Abnehmer Handelnder muss durch eine „Spezialvollmacht“ nachweisen, dass er dessen Beauftragter ist. Aus der Vollmacht muss die vom Beauftragten vorzunehmende Handlung konkret hervorgehen. Dies wäre zum Beispiel die Beauftragung, ein bestimmtes Fahrzeug abzuholen.

Sowohl die Erklärung über die beabsichtigte Warenbeförderung in einen anderen Mitgliedstaat als auch der Nachweis über die Beauftragung und Berechtigung zur Abholung müssen dem Unternehmer bereits bei der Abholung der Waren übergeben werden. Sie können nicht nachträglich nachgereicht werden. In der Erklärung, dass die Waren vom Abnehmer oder dessen Beauftragten in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert werden, müssen sowohl das Bestimmungsland wie auch der Bestimmungsort der Waren konkret angegeben werden.

Nur sorgfältiges Vertrauen wird geschützt

Was geschieht, falls im Rahmen einer Betriebsprüfung die erwähnten Nachweise nicht erbracht werden können? Da beim Beförderungsnachweis eine nachträgliche Sanierung des Mangels nicht möglich ist, wird dem Unternehmer die Steuerfreiheit versagt. Er muss die entgangene Steuer nachzahlen. Bei fehlenden oder mangelhaften Unterlagen kann sich der Unternehmer auch nicht auf den Gutglaubensschutz berufen. Die Vertrauensschutzregelung würde nur greifen, wenn der Unternehmer eine Lieferung aufgrund unrichtiger Angaben des Abnehmers als steuerfrei behandelt hat und der Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte. Nur in diesem Fall wäre die Lieferung trotzdem steuerfrei.

Tipp: Übergeben Sie in Abholfällen die Liefergegenstände erst dann dem Abholenden, wenn Sie über ausreichende Nachweise verfügen, dass diese vom angegebenen Leistungsempfänger tatsächlich bestellt wurden und der Übernehmer mit der Abholung beauftragt wurde.


Mag. Michaela Steidl
msteidl@deloitte.at

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