Meldepflichten bei Auslands-Entsendungen

Eine grenzüberschreitende Mitarbeiterentsendung bringt gewisse Melde- und Informationsverpflichtungen mit sich, welche in der Regel bereits vor Beginn der Entsendung erfüllt sein müssen. Zu beachten ist, dass dies auch Entsendungen innerhalb der EU betrifft.

Arbeitsvertrag/Dienstzettel.
Bei Begründung eines Arbeitsverhältnisses hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf Ausstellung eines Arbeitsvertrages (bzw Dienstzettels), der die wesentlichen Rechte und Pflichten des Arbeitsverhältnisses festhält. Dieser hat gemäß § 2 Abs 2 AVRAG im Wesentlichen folgende Mindestangaben zu enthalten: Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Beginn/Ende des Arbeitsverhältnisses, Kündigungsmodalitäten, gewöhnlicher Arbeitsort, Einstufung in ein Gehaltsschema, vorgesehene Verwendung, Anfangsbezug und Fälligkeit des Entgelts, Urlaubsanspruch, Normalarbeitszeit, Hinweis auf anwendbare Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen und gewählte Mitarbeitervorsorgekasse.

Entsendevereinbarung.
Hat ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit länger als einen Monat im Ausland zu verrichten, so hat der vor der Aufnahme der Auslandstätigkeit auszuhändigende Dienstzettel darüber hinaus noch folgende Informationen zu enthalten (§ 2 Abs 3 AVRAG):

  • voraussichtliche Dauer der Auslandstätigkeit
  • Währung, in der das Entgelt auszuzahlen ist
  • Bedingungen für die Rückführung nach Österreich
  • allfällige zusätzliche Vergütung für die Auslandstätigkeit.

Ein gesonderter Dienstzettel ist für die Auslandsentsendung dann nicht erforderlich, wenn die im Gesetz geforderten Angaben in anderen schriftlichen Unterlagen enthalten sind. Bei Arbeitnehmern, die vor der Entsendung bereits längere Zeit bei demselben Arbeitgeber beschäftigt waren und bereits einen Arbeitsvertrag bzw Dienstzettel haben, wird jedoch in der Regel für den Zeitraum der Entsendung eine gesonderte Entsendevereinbarung abgeschlossen, die die vom Gesetz geforderten Angaben enthält.

Entsendungen aus dem EU-/EWR-Raum.
Arbeitgeber mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der EU oder des EWR, die Arbeitnehmer zur Erbringung einer fortgesetzten Arbeitsleistung nach Österreich entsenden, haben hierüber spätestens eine Woche vor der Arbeitsaufnahme der Zentralen Koordinationsstelle der KIAB Meldung mit dem Formular KIAB 3 zu erstatten. Eine Abschrift dieser Meldung ist dem vom Arbeitgeber Beauftragten (dabei handelt es sich um jene Person die in Österreich dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsberechtigt ist), sofern nur ein Arbeitnehmer entsendet wird, diesem selbst auszuhändigen. Sofern für den Arbeitnehmer in Österreich keine Sozialversicherungspflicht besteht, hat der Arbeitgeber oder der Beauftragte die Unterlagen über die Anmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung im Ausland (Formblatt E 101) sowie eine Abschrift der Meldung an die KIAB im Inland bereitzuhalten. Sofern für die Beschäftigung der entsandten Arbeitnehmer im Sitzstaat des Arbeitgebers eine behördliche Genehmigung erforderlich ist, ist auch diese im Inland bereitzuhalten.

Bereitstellung deutschsprachiger Lohnunterlagen.
Beschäftigt ein Arbeitgeber ohne Sitz in Österreich, der nicht Mitglied einer kollektivvertragsfähigen Körperschaft in Österreich ist, einen Arbeitnehmer mit gewöhnlichem Arbeitsort in Österreich, so hat auch dieser Arbeitnehmer zwingend Anspruch zumindest auf jenes gesetzliche oder kollektivvertragliche Entgelt, das am Arbeitsort vergleichbaren Arbeitnehmern von vergleichbaren Arbeitgebern gebührt. Zur Überprüfung der Einhaltung dieser Vorschrift sind Arbeitgeber im Fall von Inlandsentsendungen seit 1.5.2011 verpflichtet, für die Dauer der Beschäftigung die Lohnunterlagen in deutscher Sprache am Einsatzort bereitzuhalten. Ist dies unzumutbar, so können diese Unterlagen an einem anderen Ort im Inland bereitgehalten werden,  müssen allerdings auf Anfrage nachweislich binnen 24 Stunden an die Abgabenbehörde übermittelt werden. Bei einer grenzüberschreitenden Personalgestellung trifft diese Verpflichtung den Beschäftiger.

 

 

Andrea Kopecek
akopecek@deloitte.at

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