Hürden für elektronische Rechnungen fallen mit 2013: Gesetzgeber unter Zugzwang

Damit aufgrund elektronisch übermittelter Rechnungen ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, müssen bestimmte Formvorschriften eingehalten werden. Toleranzregeln gibt es bisher lediglich für Faxrechnungen. Diese Hürden fallen mit 2013.

Umsatzsteuer und elektronische Rechnungen.
Damit Unternehmer auf Eingangsumsätze einen Vorsteuerabzug geltend machen können, müssen die Eingangsrechnungen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. So müssen Rechnungen jedenfalls die in § 11 UStG angeführten Angaben enthalten. An elektronisch übermittelte Rechnungen (zB per Mail) werden bisher noch strengere Voraussetzungen geknüpft als an Papierrechnungen: Um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen, muss zum einen die – zumindest konkludente – Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung vorliegen. Zusätzlich muss die elektronische Rechnung über eine elektronische Signatur verfügen oder im Rahmen eines elektronischen Datenaustausches (EDI-Verfahren) übermittelt werden, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung sicherzustellen. Die Vorteile einer elektronischen Rechnungsstellung – Effizienz, Kosteneinsparung und Schnelligkeit – konnten durch diese zusätzlichen Anforderungen in der Praxis bisher nicht ihre volle Wirkung entfalten.

Erleichterungen für Faxrechnungen.
Lediglich für Faxrechnungen, die grds ebenso als elektronische Rechnung gelten, gesteht die Finanzverwaltung seit einigen Jahren eine befristete Erleichterung im Erlassweg zu, die bereits mehrmals verlängert wurde. Telefaxrechnungen werden von der Finanzverwaltung für Umsatzsteuerzwecke auch ohne Signatur weiterhin anerkannt. Diese Toleranzregelung gilt aktuell befristet bis Ende 2012 (UStR Rz 1564).
Umsetzung neuer RL bis Ende 2012.  Diese strengen Anforderungen und Hindernisse für den grenzüberschreitenden Binnenmarkt werden allerdings bald fallen. 2010 haben sich die Vertreter der Mitgliedstaaten nämlich auf eine Vereinfachung der Vorschriften für elektronische Rechnungen geeinigt (RL 2010/45/EU). Bis spätestens Ende 2012 sind die Mitgliedstaaten verpflichtet, die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Papier- und elektronische Rechnungen anzugleichen. Der österreichische Gesetzgeber ist, im Gegensatz zu unserem Nachbarn Deutschland, bisher noch nicht aktiv geworden und daher unter Zugzwang.

Vereinfachungen für elektronische Rechnungen.
Gemäß der neuen RL-Bestimmungen können Steuerpflichtige ab spätestens 2013 die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Papier- oder elektronischen Rechnung  mit jeglichem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder Leistung schafft, sicherstellen (Art 233 MwStSystRL). Die elektronische Signatur und das EDI-Verfahren sind nur mehr als Beispiele für anerkannte Technologien angeführt und dürfen von den Mitgliedstaaten nicht mehr verpflichtend vorgesehen werden. An Papierrechnungen und elektronische Rechnungen werden daher für Umsatzsteuerzwecke zukünftig die gleichen Anforderungen gestellt. Als einziger Unterschied bleibt bestehen, dass für elektronische Rechnungen das zumindest konkludente Einverständnis des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung vorliegen muss. Die Erläuterungen der Europäischen Kommission zu diesen neuen Bestimmungen bestätigen, dass der Steuerpflichtige ab 2013 die freie Wahl haben muss, auf welche Weise die Rechnungsprüfpflicht erfüllt wird. Das Kontrollverfahren muss jedoch am neuesten Stand gehalten werden und der Größe, Tätigkeit und Art des Steuerpflichtigen angemessen sein. Als Beispiele für ein ausreichendes Prüfverfahren ist in den Erläuterungen der Abgleich mit Begleitunterlagen zur Rechnung und eine genaue Dokumentation des Ablaufs des Geschäftsvorgangs von Initiierung bis Abschluss genannt.

Fazit.
Ab 2013 darf für elektronisch übermittelte Rechnungen per Mail oder Fax keine elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren mehr gefordert werden, solange die Echtheit und Zuordenbarkeit der Rechnung durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren gewährleistet ist. Die konkrete Umsetzung der Anforderungen an das innerbetriebliche Steuerungsverfahren durch den österreichischen Gesetzgeber und die Finanzverwaltung bleibt abzuwarten. Beabsichtigt ein Unternehmer künftig elektronische Rechnungen ohne elektronische Signatur zu verwenden, ist jedoch darauf zu achten, dass rechtzeitig alle notwendigen organisatorischen Maßnahmen zur Einrichtung eines hinreichenden Kontrollsystems getroffen werden.

Karoline Spies
kspies@deloitte.at

 

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