Anforderungen an Registrierkassen und Kassensysteme

Ende 2011 wurde die Kassenrichtlinie 2012 durch das BMF veröffentlicht. Zweck ist, die Anforderungen an Registrierkassen und Kassensystemen im Lichte der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften festzulegen.

Gesetzliche Bestimmungen.
Die Hauptbestimmungen, auf welcher die Kassenrichtlinie aufbaut, sind die §§ 131 BAO (Aufzeichnungspflichten) und 132 BAO (Aufbewahrungspflichten):

                                                  
Änderungen in der behördlichen Auslegung.
Die Kassenrichtlinie hebt alle bisherigen zu ihr in Widerspruch stehenden Erlässe auf. Dies betrifft va den Wegfall der Erleichterung, Lieferscheine, Rechnungen uä Aufzeichnungen im Prüfungsfall nicht als Datei bereitstellen zu müssen. Besonderes Augenmerk wird zukünftig auf Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit elektronisch erfasster Geschäftsvorfälle gelegt. Jegliche Änderung – ob Geschäftsvorfall oder Systemeinstellung – muss ersichtlich und nachvollziehbar bleiben (elektronisches Radierverbot). Die Richtlinie schlägt hierfür die Protokollierung der Datenerfassung vor.

Kassentypen.
Die Richtlinie listet unterschiedliche Typen von Kassen auf und legt fest, welche Daten aufzubewahren und gegebenenfalls bereitzustellen sind. Darüber hinaus wird bestimmt, welche Kassentypen die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen. Als wesentlich wird das Vorhandensein einer Beschreibung über die Funktionsweise des Kassenprogrammes erachtet. Insbesondere die Darstellung der Maßnahmen zur vollständigen und richtigen Erfassung und Wiedergabe der Geschäftsvorfälle und die Nachweisführung deren vollständiger und richtiger Erfassung sind darin festzuhalten.

Formelle Mängel und Schätzungsbefugnis.
Entsprechen die Bücher und Aufzeichnungen sowie das Kassensystem den Formvorschriften des § 131 BAO, besteht die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit. Bei einem geringen formellen Mangel (wie zB Zuordnung des Tagesergebnisses zum Vortag) wird allein aus diesem Grund die sachliche Richtigkeit der Aufzeichnungen nicht in Zweifel zu ziehen sein. Anders kann dies bei Vorliegen einer Vielzahl gravierender Formmängel sein (zB aufgrund fehlender Nummerierung fehlt der Nachweis der vollständigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle). Hier kann es  – unter Zugrundelegung der Beweislage des jeweiligen Einzelfalles – zur Schätzungsbefugnis der Abgabenbehörde kommen.

Fazit.
Die Kassenrichtlinie stellt keine gesetzliche Neuerung dar, jedoch präzisiert sie den behördlichen Umgang mit Kassensystemen, wobei auch sonstige Einrichtungen zur Erstellung von Grundaufzeichnungen (zB Fakturierungsprogramme, Reservierungssysteme uä) von der Kassenrichtlinie umfasst sind. Bisher bestehende Vereinfachungen sind nach der neuen Richtlinie nicht mehr zulässig. Kassensysteme, die den gesetzlichen Anforderungen nicht Genüge tun, sind bis spätestens Ende 2012 zu adaptieren.

Birgit Breyner
bbreyner@deloitte.at

 

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