Kassenrichtlinie 2012: Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen

Wir haben bereits über die grundsätzlichen Anforderungen an Registrierkassen und Kassensystemen  aufgrund der „Kassenrichtlinie 2012“ des BMF berichtet. Der vorliegende Beitrag beschäftigt sich mit den verschiedenen Kassentypen.

Kassentypen.
Um der Vielfalt im Bereich der Kassensysteme gerecht zu werden, wurden verschiedene Typen von Kassendefiniert. Für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit wird nun wie folgt unterschieden:

  • Typ 1: mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen (ohne Elektronik/Datenspeicher, laufender Journalstreifen),
  • Typ 2: einfache, konventionelle elektronische Registrierkasse,
  • Typ 3: Kassensysteme bzw PC-Kassen (verfügen meist über ein eigenes Betriebssystem),
  • sonstige Einrichtungen, wenn sie zur Aufzeichnung von Betriebseinnahmen genutzt werden (zB Kassenwaagen, Taxameter, Fakturierungsprogramme).

Überprüfung.
Auf Basis der Einteilung kann abgeleitet werden, welche Funktionalitäten, Aufzeichnungen und Kriterien der Nutzung von Kassen zu beachten sind bzw welche Daten in welcher Form erfasst, aufgezeichnet und aufbewahrt werden müssen. Grundsätzlich muss gewährleistet sein, dass der Weg der Geschäftsvorfälle ausgehend von der Ersterfassung und Aufzeichnung im Kassensystem durch entsprechende Buchungen auf den Konten bis zur Bilanz und GuV verfolgbar ist und sowohl retrograd als auch progressiv überprüft werden kann.

Tageseinnahmen.
Der Dokumentation dienen Ausdrucke und Daten, wobei Ausdrucke im Original vorgelegt werden müssen. Als Dokumentationsgrundlagen der Tageseinnahmen dienen folgende Unterlagen:

                                                                           
Mindestangaben.
Zum Zwecke der Prüfbarkeit müssen folgende Mindestangaben enthalten sein:

  • Journalstreifen: Die fortlaufende Nummer des Geschäftsvorfalles und das Datum müssen mitprotokolliert werden.
  • Tagesendsummenbons (Z-Bons, Z-Abschläge): Der Z-Bon sollte ua folgende Inhalte aufweisen: Name des Unternehmens, Datum und Uhrzeit der Erstellung, Anzahl der Speichernullstellungen (sogenannte „Z-Bon-Nummer“), Anzahl der verkauften Artikel/Produkte oder Teilleistungen, Gesamtanzahl der Kundenabrechnungen, Gesamttagesumsatz und Umsätze nach Steuersätzen. Weiters bei Kassen mit Bargeldlade den rechnerischen Bargeldbestand, die Anzahl der Nur-Schubladenöffnungen sowie alle Barentnahmen und -einlagen.
  • GT-Speicherstände (Numerator):  Eine Rückstellung soll, wenn überhaupt, nur einmal je Abrechnungszeitraum erfolgen.
  • Datenerfassungsprotokolle: In der Protokollierung sollen die erfassten Buchungsvorgänge protokolliert werden. Bei verbundenen Systemen muss die Überprüfbarkeit der Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sein.
  • Elektronische Daten: Bei elektronischen Daten wird insbesondere zwischen dem elektronischen Journal (eine im Speicher einer elektronischen Registrierkasse mitlaufende Protokolldatei) bei Typ 2-Kassen und dem Datenerfassungsprotokoll bei Typ 3-Kassen (mitlaufende Ereignisprotokolldatei der erfassten Buchungsvorgänge) unterschieden.

Fazit.
Durch die Kassenrichtlinie 2012 soll die Rechtssicherheit für Unternehmen, Kassenanbieter und Kassenhersteller erhöht und eine Basis für eine einheitliche Verwaltungspraxis geschaffen werden, wobei eine Zertifizierung durch das BMF nicht vorgesehen ist. Eine vollständige und ordnungsgemäße Erfassung der Grundaufzeichnungen bzw Daten muss sobald als möglich, jedenfalls jedoch bis Ende 2012 geschaffen sein.

 

Karin Eckhart
keckhart@deloitte.at
                                               
                                               
                                               
                                                 

                                                                                                                                                                          
                                                                                                           

Andreas Niederbacher
aniederbacher@deloitte.at

 

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