Tax Compliance: steuerliche Risiken minimieren und Chancen erkennen

Tax Compliance bedeutete bisher vor allem, dass Unternehmen ihre Steuererklärungspflichten einhalten, Steuern in der richtigen Höhe und zum korrekten Zeitpunkt abführen sowie Dokumentationspflichten nachkommen. In den letzten Jahren haben sich die steuergesetzlichen Rahmenbedingungen wesentlich geändert (ua Verschärfung des österreichischen Finanzstrafrechts, BEPS-Projekt der OECD, etc). Ebenso begegnen die für Steuern verantwortlichen Personen, nämlich die Geschäftsführung, Leiter des Rechnungswesens oder Leiter der Steuerabteilung den erhöhten Anforderungen ihrer Stakeholder: zB diversifizierte Investorengruppen mit unterschiedlichem Informationsbedarf, (in- und ausländische) Finanzbehörden, Abschlussprüfer, externe Aufsichtsbehörden, die interne Revision. Dementsprechend haben sich die Aufgabenbereiche der unternehmensinternen Steuerfunktion wesentlich erweitert.

Die Minimalanforderung

an ein Tax Compliance System ist, steuerliche, finanzstrafrechtliche und verbandsrelevante Risiken für das Unternehmen zu minimieren. Basis dafür sind ua die nachweisliche (schriftliche) Definition von Rechten und Pflichten der mit Steuern in Berührung stehenden Mitarbeiter, klar strukturierte Prozesse, die nachhaltige Dokumentation der steuerlich relevanten Geschäftsfälle, dokumentierte Kontrollen sowie ein proaktives Risikomanagement. Die Herausforderung liegt darin, Zuständigkeitslücken zu vermeiden und einen entsprechenden Risikomanagement-Prozess nachhaltig zu etablieren.

Kein one-fits-all.

Keine Unternehmensorganisation gleicht der anderen. Gleiches gilt für die Steuerfunktion. Beispielsweise folgt aus einer dezentralen Organisation, dass der Leiter der Steuerabteilung eher eine überwa-chende Funktion einnimmt. Folglich ist an die für die Durchführung der laufenden steuerlichen Aufgaben Verantwortlichen in der Finanzbuchhaltung oder bei Tochtergesellschaften klar zu kommunizieren, in welchen Fällen der Leiter der Steuerabteilung einzubinden ist.

Management von Steuerrisiken und Steuerchancen.

Der regelmäßige Informationsaustausch zwischen dem Leiter der Steuerabteilung und den Ansprechpartnern der Tochtergesellschaften dient der Risikofrüherkennung. Darüber hinaus umfasst die strukturierte Minimierung von Steuerrisiken nachfolgende Schritte: Risiken und Chancen bewerten, steuern, berichten und dokumentieren. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine zielorientierte Kommunikation der Steuerrisiken und -chancen an die Stakeholder und trägt wesentlich zur Minimierung von Risiken bei. Herausfordernd ist dabei, den Gesamtprozess einheitlich im Unternehmen aufzusetzen und lebendig sowie interaktiv zu gestalten. Als wesentliche Unterstützung für ein funktionierendes Steuerrisiko-Management erweist sich die Kommunikation der Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen in Form einer Steuerrichtlinie.

Die schriftliche Steuerrichtlinie

dient der unternehmensweit einheitlichen Kommunikation der steuerlich rele-vanten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit der Mitarbeiter. In der Steuerrichtlinie werden ua die Steuerstrategie und -politik des Unternehmens, der Risikomanagement-Prozess, die Rollen und Verantwortlichkeiten der betroffenen Personen sowie Kommunikationsprozesse dokumentiert. Wesentlich ist die verbindliche Kommunikation der Richtlinie im Unternehmen, so dass sich jeder Mitarbeiter seiner steuerlichen Pflichten bewusst wird.

Dokumentation von standardisierten Prozessen und Kontrollen.

Die Dokumentation der gelebten Kontrollen trägt wesentlich zur Reduktion der steuerlichen und finanzstrafrechtlichen Haftung bei. Dies betrifft beispielsweise die nachfolgenden Prozesse: Anwendung von Checklisten (zB bei der Rechnungskontrolle), Steuerreporting, Steuererklärungserstellung und Kommunikationsschnittstellen bei Betriebsprüfungen oder Sonderprojekten.

Mitarbeiter.

Neben der Anforderung, Mitarbeiter, die mit Steuern in Berührung kommen, sorgfältig auszuwählen, hat die Geschäftsführung auch die Verpflichtung, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, sich über gesetzliche Neuerungen zu informieren (interne bzw externe Schulungsmaßnahmen für Buchhaltungs- und Vertriebsmitarbeiter zB im Bereich Umsatzsteuer).

Einsatz von IT.

Manueller Arbeitsaufwand kann in bestimmten Fällen durch den Einsatz entsprechender Soft-ware reduziert werden. Dies betrifft beispielsweise Prozesse, die eine Vielzahl von Mitarbeitern betreffen und auf standardisierte Informationsquellen zugreifen, wie zB das Tax Reporting. Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen (ERP, Konsolidierungssoftware) minimieren die manuelle Datenerfassung und erhöhen die Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Richtigkeit der Daten. Ebenso ist die Dokumentenarchivierung von großer Bedeutung, um bei Betriebsprüfungen ausreichende Informationen über die verwirklichten Geschäftsvorfälle bereitstellen zu können (zB Detailinformationen zu Positionen der Mehr-/Weniger-Rechnung, Verrechnungspreisdokumentation, Dokumentation von Geschäftsfällen und deren steuerliche Qualifizierung).

Krisenmanagement.

Für den Fall der Verwirklichung eines finanzstrafrechtlich relevanten Vorgangs ist es unabdinglich, das implementierte Tax Compliance System zu dokumentieren. Zudem ist klar festzulegen, wie auf Tax Compliance Verstöße reagiert wird und wie bei Steuer- und Finanzstrafverfahren vorgegangen wird. Die Herausforderung liegt darin, klare Zuständigkeiten zu definieren, die Kommunikationswege zu bündeln und externe Berater bzw fachlich versierte Mitarbeiter mit diesen anspruchsvollen Aufgaben zu betrauen.

Fazit.

Tax Compliance betrifft jedes Unternehmen. Zur Vermeidung von steuer- und finanzstrafrechtlichen Risiken für das Unternehmen, seine Geschäftsführer und die betroffenen Mitarbeiter, sowie zur frühzeitigen Erkennung von Chancen ist die Implementierung bzw Optimierung eines Tax Compliance Systems jedenfalls zu empfehlen. Einige Maßnahmen lassen sich leicht und kurzfristig umsetzen. Andere bedürfen einer systematischen Vorgehensweise.

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Gisela Bogner

Gisela Bogner

Director | Deloitte Tax | Telefon: +43 1 537 00 6630 | E-Mail senden

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