Österreichische KMU haben Aufholbedarf bei Digitalisierung ihres Rechnungswesens

Die Digitalisierung ist derzeit allgegenwärtig und gewinnt in der öffentlichen Wahrnehmung laufend an Bedeutung. Auch vor den Rechnungswesen-Abteilungen heimischer Unternehmen werden diese Entwicklungen nicht Halt machen. Doch wie weit ist die Digitalisierung in österreichischen Unternehmen vorangeschritten? Deloitte Österreich hat im Rahmen einer Studie erstmals den Stand der Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen österreichischer Unternehmen des Mittelstands erhoben.

Grad der Digitalisierung.

Das Thema Digitalisierung ist in den Rechnungswesenabteilungen der Unternehmen angekommen, rund 95 % der österreichischen KMU halten das Thema für wichtig. Hauptgründe für die Digitalisierung sind die erwartete Verkürzung von Suchzeiten, die Möglichkeiten der langfristigen Aufbewahrung und die Datensicherung von Belegen. Der Grad der Digitalisierung im Rechnungswesen ist derzeit nach Selbsteinschätzung der Unternehmen allerdings noch sehr unterschiedlich. Während manche Unternehmen bereits papierlos und hoch automatisiert buchen, stehen andere erst am Beginn ihrer Digitalisierungs- und Automatisierungsbemühungen. Die Gründe dafür sind vielschichtig.

Zum einen stellt eine Vielzahl an technischen Lösungen in Kombination mit derzeit häufig noch unzureichendem IT-Know-how der Mitarbeiter  die Unternehmen vor Herausforderungen. Zum anderen ist die weitere technische Entwicklung bzw deren Geschwindigkeit in vielen Bereichen noch unklar.

Purchase-to-Pay.

Der Purchase-to-Pay-Prozess (PtP) umfasst sämtliche Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren oder Dienstleistungen anfallen. Insbesondere in diesem Prozess führen fehlende gesetzliche Regelungen bzw nicht vorhandene einheitliche Standards dazu, dass dieser einen noch vergleichsweise niedrigen Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad aufweist. Die Gründe dafür liegen auch bei den internen Freigabeprozessen, der immer noch hohen Zahl an Papier-Rechnungen und uneinheitlichen (weil eben nicht geregelten) Rechnungsformaten.

Optical Character Recognition.

OCR ist eine Möglichkeit, um die Vielfalt an Eingangsrechnungen in ein digitales Format zu übersetzen und damit die Basis für Automatisierung zu schaffen. Rund 50 % der Unternehmen, die digitale Belege verarbeiten, haben OCR in Verwendung. Aus heutiger Sicht ist allerdings davon auszugehen, dass die Verbreitung von E-Rechnungen OCR früher oder später weitgehend verdrängen wird. Ein einheitlicher Standard für E-Rechnungen würde für die Automatisierung des PtP-Prozesses einen wesentlichen Schritt nach vorne bedeuten. Entsprechende Initiativen auf europäischer Ebene sind derzeit in Vorbereitung.

Order-to-Cash.

Im OtC-Prozess ist der Grad an Digitalisierung und Automatisierung regelmäßig bereits höher als im PtP-Prozess. Bei der systemunterstützten Erstellung von Ausgangsrechnungen, der Pflege von Kundenstammdaten oder der Führung des Mahnwesens nutzen rund vier von fünf Unternehmen ihr ERP-System für digitale und automatische Arbeitsabläufe. Doch auch im OtC-Prozess gibt es Verbesserungsbedarf. Rund 48 % der Unternehmen drucken ihre Ausgangsrechnungen für die Ablage nach wie vor zusätzlich aus, ohne dass es dafür ein gesetzliches Erfordernis gibt.
Auch die automatische Bankauszugsverbuchung wird bei rund 55 % der Unternehmen bereits eingesetzt. Dies überrascht insofern nicht, als durch die automatisierte Bankauszugsverbuchung bei überschaubarem Implementierungsaufwand eine Zeitersparnis von mehr als 50 % im Vergleich zur herkömmlichen buchhalterischen Erfassung erreicht werden kann.

Doppelgleisigkeiten.

Vielfach wurden zwar bereits Schritte in Richtung Digitalisierung und Automatisierung unternommen, allerdings werden diese noch nicht konsequent und durchgängig umgesetzt. Daher kommt es derzeit nicht selten zu einem sogar erhöhten Arbeitsaufwand im Rechnungswesen durch Doppelgleisigkeiten wie beispielsweise einer sowohl elektronischen als auch Papier-Ablage. Insbesondere Unsicherheiten in Hinblick auf rechtliche Vorschriften, aber auch die Beibehaltung liebgewonnener Arbeitsweisen scheinen dafür die Hauptgründe zu sein.

Ausblick.

Mit Blick auf die Zukunft ist jedenfalls unbestritten, dass sowohl Digitalisierung als auch Automatisierung in den nächsten zehn Jahren eine große Rolle spielen werden. Das sehen 90 Prozent der Unternehmen so und orten auch entsprechenden Handlungsbedarf. Durch eine gut durchdachte Digitalisierung wird ein automatisiertes Rechnungswesen erst ermöglicht. Der Nutzen digitaler Daten ist vielfältig: Digitale Belege bringen Zeitersparnis und erleichtern Arbeitsprozesse, das Ablagewesen wird vereinfacht und die Transparenz erhöht. Entscheidend sind auf die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen abgestimmte Lösungen.

Näheres lesen Sie in unserer Studie zur Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen.

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Gerald Vlk

Gerald Vlk

Partner | Deloitte Tax | Telefon: +43 1 537 00 2735 | E-Mail senden

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