Registrierkassenpflicht: Erstellung des „Jahresbelegs“ zu Jahresende

Mit Ende des Jahres möchten wir Sie im Folgenden über die Pflicht zur Erstellung und Überprüfung des Jahresbeleges erinnern, sofern Ihr Unternehmen der Registrierkassenpflicht unterliegt.

Für jede Registrierkasse ist zum Abschluss des Kalenderjahres die Erstellung eines Jahresbeleges gemäß § 8 Abs 3 RKSV erforderlich. Nach dieser Bestimmung ist mit Ablauf jedes Kalenderjahres der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält, als Jahresbeleg auszudrucken, mittels BMF Belegcheck-App zu prüfen und aufzubewahren.

Anleitung zur Erstellung des Jahresbeleges.

Der Jahresbeleg entspricht in den überwiegenden Fällen dem Monatsbeleg für Dezember, der wie jeder andere Monatsbeleg ein „Nullbeleg“ (siehe sogleich) ist. Zur verpflichtenden Überprüfung des Manipulationsschutzes Ihrer Registrierkassen benötigen Sie den Jahresbeleg, der je nach Art der Registrierkasse entweder manuell zu überprüfen ist oder automatisiert überprüft wird. Folgende Schritte sind hierbei im Detail erforderlich:

Schritt 1.

Der Jahresbeleg ist bis zum 31. Dezember des Kalenderjahres zu erstellen. Wie jeder andere Monatsbeleg ist der Jahresbeleg ein Nullbeleg, der durch Eingabe des Wertes 0 (Menge „Null (0)“, Betrag der Barzahlung „Null (0)“, als handelsübliche Bezeichnung „Jahresbeleg“) erstellt wird. Dieser ist sodann auszudrucken und sieben Jahre aufzubewahren.

Falls Ihre Registrierkasse den Jahresbeleg elektronisch erstellt und diesen über das Registrierkassen-Webservice zur Prüfung an FinanzOnline übermittelt, ist es nicht erforderlich, den Jahresbeleg auszudrucken und aufzuheben. Es ist dabei sicherzustellen, dass die Registrierkasse über eine Schnittstelle zu FinanzOnline verfügt und damit eine manuelle Überprüfung und Aufbewahrung unterbleiben kann. Diese Frage kann Ihnen Ihr Kassenhersteller beantworten.

Für die Erstellung des Jahresbeleges ist eine funktionierende und ordnungsgemäß bei FinanzOnline aktivierte Signaturerstellungseinheit erforderlich. Bei deren Ausfall ist der Jahresbeleg unmittelbar nach Ende des Ausfalls zu erstellen und zu überprüfen.

Schritt 2.

Zum Zweck des Manipulationsschutzes ist eine verpflichtende Überprüfung des Jahresbeleges vorzunehmen, welche entweder manuell mit der BMF Belegcheck-App oder automatisiert über das Registrierkassen-Webservice durchgeführt werden kann. Sofern die Registrierkasse über eine FinanzOnline-Schnittstelle verfügt, erfolgt die Überprüfung eigenständig durch die Registrierkasse.

Es ist zu beachten, dass die Überprüfung des Jahresbeleges (ob manuell oder automatisiert) spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden muss. Falls die Prüfung erst nach dem 15. Februar erfolgt, kann damit eine Finanzordnungswidrigkeit erfüllt sein und eine Geldstrafe von bis zu EUR 5.000 drohen.

Zusätzliche Hinweise.

Sofern Sie ein Unternehmen betreiben, das am 31.12. über Mitternacht hinaus Barumsätze erwirtschaftet, dürfen Sie den Jahresbeleg nach dem letzten Barumsatz des 31.12. bzw unmittelbar vor Beginn des folgenden Geschäftstages erstellen, wenn Sie die Umsätze nach Mitternacht in Ihrer Buchhaltung noch dem 31.12. zurechnen.

Führen Sie einen Saisonbetrieb und war Ihr letzter Barumsatz für dieses Kalenderjahr beispielsweise bereits im September, kann der Monatsbeleg von September (dh der Nullbeleg September) als Jahresbeleg verwendet werden. Dieser Beleg kann bereits jetzt manuell geprüft werden, wenn keine automatische Überprüfung über FinanzOnline erfolgt.

Abgesehen von der Erstellung des Jahresbeleges ist weiters zu beachten, dass das vollständige Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse nach § 7 Abs 3 RKSV quartalsweise – und damit auch zu Jahresende – auf einem externen Datenträger zu sichern ist. Jede Sicherung ist ebenfalls mindestens sieben Jahre aufzubewahren. In der Sicherung hat der Jahresbeleg, der die Unveränderbarkeit des gesamten Datenerfassungsprotokolls im Wege der Signatur sichert, als letzter Beleg enthalten zu sein.

Überprüfung bestehender Registrierkassen.

In der Praxis hat sich bereits des Öfteren herausgestellt, dass die Registrierung der Registrierkasse und der Signaturerstellungseinheit über FinanzOnline nicht korrekt vorgenommen wurde und damit keine gesetzeskonforme Signierung der Belege erfolgt ist. Unter Umständen kann dies an der fehlenden Überprüfung des Startbelegs liegen. Wir raten Ihnen daher nochmals zu überprüfen, ob die Registrierkasse gemäß den Bestimmungen der RKSV ordnungsgemäß funktioniert und bei Finanzonline aktiviert wurde. Andernfalls kann wiederum eine Finanzordnungswidrigkeit drohen.

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Robert Rzeszut

Robert Rzeszut

Senior Manager| Tax LitigationDeloitte Tax
Telefon: +43 1 537 00 6620
Mail: rrzeszut@deloitte.at

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