Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Zur Versäumung von Fristen bei berufsmäßigen Parteienvertretern

Überblick.

Die Frage des Verschuldens stellt in verfahrensrechtlichen Angelegenheiten eine nicht unwesentliche Komponente dar. Insbesondere für die Gewährung einer Wiedereinsetzung in den vorigen Stand sowie für die Herabsetzung bzw Nichtfestsetzung von Säumniszuschlägen ist auf den Grad der subjektiven Vorwerfbarkeit des Abgabepflichtigen bzw Berufsberechtigten abzustellen. Die Rechtsprechung legt einer sorgfältig geführten Kanzlei einen strengen Maßstab zugrunde, weshalb es für einen Berufsberechtigten besonders wichtig ist, entsprechende Vorkehrungen zu treffen.

VwGH-Rechtsprechung.

Der Parteienvertreter hat für eine sorgfältige Einrichtung der Organisation seines Kanzleibetriebes zu sorgen, sodass die richtige Vormerkung von Terminen und damit die fristgerechte Wahrnehmung von Fristen sichergestellt sind. Nach ständiger höchstgerichtlicher Rechtsprechung ist das Verschulden des Berufsberechtigten dem Verschulden des Vertretenen gleichzuhalten. Das Verschulden von Kanzleiangestellten berufsmäßiger Parteienvertreter ist hingegen nicht schädlich, wenn diese vom Berufsberechtigten kontrolliert werden. Maßgeblich ist in diesem Fall, ob den Parteienvertreter ein (den minderen Grad des Versehens übersteigendes) Verschulden trifft. Der Berufsberechtigte trägt selbst die Verantwortung für die Wahrung der Fristen. Er hat sowohl die Fristen zu setzen als auch ihre Vormerkung anzuordnen und die richtige Eintragung im Kalender im Rahmen der gebotenen Aufsichtspflicht zu überwachen. Stichprobenartige Überprüfungen sind nach höchstgerichtlicher Rechtsprechung nicht ausreichend. Durch entsprechende Kontrollen (durchgehendes Vier-Augen-Prinzip) ist vielmehr vorzusorgen, dass Unzulänglichkeiten durch menschliches Versagen aller Voraussicht nach auszuschließen sind. Passiert jedoch trotz internem Kontrollsystem ein Fehler, liegt kein grobes Verschulden vor (VwGH 26.1.2017, RA 2014/15/0007).

Erkenntnis des BFG.

Im Erkenntnis vom 25.11.2016, RV/7105317/2016 hatte das BFG in einem Verfahren über einen Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu klären, ob ein ausreichend geeignetes, internes Kontrollsystem vorhanden war, um Fristversäumnissen vorzubeugen. Das BFG hielt fest, dass die Fristenverwaltung nicht gänzlich dem Kanzleipersonal überlassen werden darf. Für die Wahrung der Fristen ist stets der Berufsberechtigte verantwortlich. Es ist jedenfalls von einem Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten auszugehen, wenn der Berufsberechtigte weder im Allgemeinen noch im Besonderen effektive Kontrollsysteme vorsieht. Für das BFG war im gegenständlichen Fall nicht erkennbar, dass überhaupt ein Kontrollsystem die Einhaltung der Fristen gewährleisten hätte können. Ein Fristenvormerk ohne jegliche Kontrolle, ob und wodurch eine Erledigung von Schriftstücken erfolgt ist, genügt den Anforderungen einer sorgfältigen Kanzleiorganisation nicht. Des Weiteren führte das BFG aus, dass im Wiedereinsetzungsantrag nicht dargelegt wurde, wie der Berufsberechtigte über einlangende Poststücke informiert und wie die weitere Bearbeitung anschließend in der Kanzlei sichergestellt wird. Ein geeignetes internes Kontrollsystem wurde im Antrag somit weder behauptet noch konkret glaubhaft gemacht, weshalb den Antragstellern (dem berufsmäßigen Parteienvertreter und in weiterer Folge dem Abgabepflichtigen) ein Verschulden an dem Fristversäumnis zuzurechnen war.

Fazit.

In der Praxis ist es von höchster Relevanz, funktionierende interne Kontrollen nachweisen zu können. Aus aktueller Rechtsprechung zu Wiedereinsetzungsanträgen ist abzuleiten, dass es nicht ausreichend ist, Fristenkontrollen von Berufsberechtigten gänzlich an das Kanzleipersonal auszulagern, wenn die Richtigkeit von Fristeneinträgen nicht ausreichend überwacht wird. Weiters ist zu beachten, dass stichprobenartige Kontrollen nicht ausreichen, um Fristversäumnissen mit der ausreichenden Sicherheit vorbeugen zu können. Es empfiehlt sich daher Kontrollvorgänge nachvollziehbar in den internen Organisationsrichtlinien zu verankern und die Durchführung von regelmäßigen Kontrollen zu dokumentieren.

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Victoria Turpin

Victoria Turpin

Assistant| SteuerberatungDeloitte Tax Telefon:+43 1 537 00 6653 Mail: vturpin@deloitte.at

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