Die Kunst des internen Kontrollsystems

Ein funktionierendes internes Kontrollsystem (IKS) erleichtert die Steuerung von Unternehmen maßgeblich. Organisatorische Abläufe werden standardisiert und Ressourcen gespart, damit sich Kunstinstitutionen ihrem eigentlichen Zweck widmen können.

Vorteile eines effektiven IKS.

Ein effektives IKS ist keineswegs bloß ein Thema für große Unternehmen der Privatwirtschaft. Nachweislich steigert die Einführung eines IKS auch die Effizienz von kleineren Institutionen. Ziel eines jeden IKS ist es, routinemäßige Abläufe zu standardisieren und, wenn möglich, zu automatisieren und dadurch personelle und finanzielle Ressourcen zu sparen. Ineffektive Tätigkeiten werden eliminiert, Transparenz wird geschaffen und das Zusammenspiel aller Abteilungen verbessert.

Bei der Einführung eines IKS sollte auch der regulatorische Aspekt nicht außer Acht gelassen werden. Prüfungen durch den Rechnungshof, die Erfüllung des Public Governance Kodex sowie Datenschutzvorgaben können mit Hilfe eines IKS besser überwacht und umgesetzt werden. Das beugt Reputationsschäden vor und trägt zu einer professionellen Wahrnehmung der jeweiligen Institution in der Öffentlichkeit bei. Zudem kann ein dokumentiertes, gelebtes und geeignetes Steuer-IKS wesentlich zur Reduktion finanzstrafrechtlicher Risiken für die Unternehmensleitung, die Mitarbeiter und das Unternehmen beitragen.

Typische Schwachstellen.

Schwachstellen im IKS können sich negativ auf die gesamte Institution auswirken. Häufig sind sie in Bereichen mit Bargeldverkehr zu verzeichnen, wo sie zu Verlusten führen, jedoch durch effektive Kontrollen leicht verhindert werden könnten.

Auch der Einkaufsprozess ist häufig mit Schwachstellen konfrontiert, beispielsweise durch Fälle, in welchen ein gefordertes 4-Augen-Prinzip nicht eingehalten wird und so Freigaben umgangen werden. Dies führt meistens dazu, dass die geforderte Sparsamkeit nicht eingehalten werden kann. Auch eine fehlerhafte Zahlungsdurchführung bzw -freigabe kann zu hohen Verlusten führen. Durch eine Standardisierung und Automatisierung der Einkaufsprozesse werden gleichzeitig Fehlerquellen beseitigt und die Effizienz erhöht.

Weitere häufig auftretende Schwachstellen:

  • Die Personalplanung und -abrechnung wird bei freien Dienstnehmern zum Teil nicht standardisiert und kontrolliert.
  • Projekte werden nicht überwacht, wodurch die geplanten Kosten um ein Vielfaches überschritten werden.
  • Kundendatenbanken werden nicht gewartet und entsprechen nicht den Vorgaben der DSGVO, wodurch hohe finanzielle Schäden riskiert werden.
  • Richtlinien und Verantwortlichkeiten sind nicht klar definiert, was zu ineffizienten Abläufen führt.
  • Abzuführende Steuern werden nicht hinreichend geprüft und überwacht, wodurch es zu Steuernachzahlungen kommen kann.

IKS im Bereich Steuern – SKS.

Mit dem Jahressteuergesetz 2018 wurde die begleitende Kontrolle als Alternative zur steuerlichen Außenprüfung gesetzlich verankert. Eine Voraussetzung für den Wechsel in die begleitende Kontrolle ist das Vorliegen und die Angemessenheit eines Steuerkontrollsystems. Selbst wenn ein Wechsel in die begleitende Kontrolle nicht beabsichtigt ist, unterstützt ein funktionierendes SKS die Unternehmensleitung dabei sicherzustellen, dass die Besteuerungsgrundlagen für die jeweilige Abgabenart in der richtigen Höhe ausgewiesen und die darauf entfallenden Steuern termingerecht und in der richtigen Höhe abgeführt werden. Durch die Standardisierung steuerlicher Prozesse können Fehlerrisiken deutlich verringert und daraus resultierende Nachzahlungen im Rahmen abgabenbehördlicher Außenprüfungen vermieden werden. Kunstinstitutionen können hier neben der Vereinheitlichung von umsatzsteuerlichen und körperschaftsteuerlichen Prozessen insbesondere von der Implementierung eines standardisierten Prozesses zur Dokumentation und Abwicklung von Abzugssteuerthemen profitieren.

Keine Angst vor Überinstitutionalisierung.

Die Einführung eines IKS soll nicht zu einer Überinstitutionalisierung führen. Der Umfang an bürokratischen und organisatorischen Aufgaben der in Kunst und Kultur tätigen Personen soll sich verringern und nicht etwa steigen. Die Anzahl der durchzuführenden Kontrollen wird so gesetzt, dass diese transparent, effektiv und effizient durchführbar sind und trotzdem eine größtmögliche Sicherheit bieten.

Fazit.

Ein funktionierendes IKS professionalisiert und standardisiert Abläufe, wodurch der Kunst- und Kulturbetrieb unterstützt wird. Dadurch freiwerdende Ressourcen können in Folge zielgerichteter und zweckmäßiger eingesetzt werden. Weiters werden durch den besseren Überblick über die internen Abläufe das Management entlastet, die Einhaltung gesetzlicher Sorgfaltspflichten sichergestellt sowie potentielle finanzstrafrechtliche Risiken und Haftungen reduziert.

Die Kunst eines internen Kontrollsystems besteht darin es zielgerichtet einzuführen und effektiv durchzuführen. Damit wird ein wesentlicher Beitrag zum Erfolg einer Institution geleistet. Gerne unterstützt Sie Deloitte bei der Implementierung und Optimierung eines auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen IKS.

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David Pewal

David Pewal

Senior Manager | Deloitte Risk Advisory | Telefon: +43 1 537 00 4817 | E-Mail senden

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