VwGH: E-Fax ist eine zulässige Einbringungsform

Bisher war die Rechtssprechungslinie des BFG zur Übermittlung eines Anbringens per E-Fax sehr streng, sodass ein E-Fax – genauso wie ein E-Mail – als „rechtliches Nichts“ qualifiziert wurde. Nach der Ansicht des BFG komme nicht einmal ein Mängelbehebungsauftrag in Frage. Unklar war allerdings, wie ein E-Fax zu definieren ist bzw wie es sich vom „herkömmlichen“ Fax abgrenzt. Durch höchstgerichtliche Rechtsprechung wurde nunmehr Klarheit geschaffen.

Was ist ein E-Fax?

Der Begriff „E-Fax“ ist weder legal definiert noch wurde bisher in der Rsp abschließend beantwortet, was unter einem E-Fax zu verstehen ist. Überwiegend wurde ein E-Fax als Fax, welches ohne Ausdruck von Papier und ohne Verwendung eines Scanners erstellt wird, sondern ausschließlich in der digitalen Welt im Zuge der Generierung durch einen Computer zustande kommt, definiert. Hierbei wird das Fax in Form eines Datensatzes elektronisch (etwa in Form eines E-Mails) an einen Faxserver übermittelt und vom Faxserver über eine Telefonleitung an das Faxgerät des Empfängers gesendet. Daher wird ein E-Fax – anders als ein E-Mail – an den Empfänger nicht über eine Internet-Leitung, sondern (wie ein herkömmliches Fax) über eine Telefonleitung versendet. Der einzige Unterschied zum herkömmlichen Fax spielt sich in der Sphäre des Versenders ab, der kein gewöhnliches Faxgerät mit Papier-Scanfunktion verwendet, sondern das Fax als digitalen Datensatz elektronisch generiert und von einem Faxserver (unter Verwendung der Telefonleitung) versenden lässt.

Bisheriger Meinungsstand.

Nach der Rsp des VwGH sind E-Mails unzulässige Eingaben, welche auch nicht durch einen Mängelbehebungsauftrag sanierbar sind, sodass diese ein „rechtliches Nichts“ darstellen. Diese Rechtsprechungslinie legte das BFG 1:1 auf das E-Fax um, obwohl sich der VwGH bislang nicht zu Anbringen mittels E-Fax geäußert hatte. Das BFG setzte ein E-Fax mit einem E-Mail gleich, zumal der Übertragungsweg zwischen dem Computer und dem Faxserver in der Sphäre des Versenders oftmals per E-Mail zurückgelegt wird. Dabei blendete das BFG den Umstand aus, dass sich die Verwendung von E-Mail-Technologie bei der Versendung eines E-Fax ausschließlich in der Sphäre des Versenders abspielt, während der eigentliche externe Versendungsvorgang an den Empfänger nicht als E-Mail, sondern unter Verwendung einer Telefonleitung erfolgt (wie bei einem herkömmlichen Fax).

Ansicht des VwGH.

In einem jüngeren Erkenntnis (29.5.2018, Ro 2017/17/0024) stellte der VwGH klar, dass ein E-Fax keineswegs mit einem E-Mail gleichzusetzen sei. Ein E-Fax könne im Vergleich zu einem herkömmlichen Fax nur insoweit als unzulässig betrachtet werden, als es keine eigenhändige Unterschrift aufweisen kann. In diesem Zusammenhang sieht die Telekopie-Verordnung vor, dass ein unterschriebenes Original des Faxes vorliegen muss. Aus dieser Bestimmung leitet der VwGH ab, dass das Fehlen einer Unterschrift keinen absoluten Verfahrensmangel darstellt, der die Unwirksamkeit eines Anbringens bewirkt. Vielmehr ist in solchen Fällen – wie beim Fehlen einer Unterschrift auf einer per Post eingebrachten Eingabe – mit Erteilung eines Mängelbehebungsauftrags vorzugehen. Wird der Mangel binnen der im Mängelbehebungsauftrag zu setzenden Nachfrist behoben, indem eine unterschriebene Eingabe nachgereicht wird, ist der Mangel saniert und die Eingabe gilt als fristgerecht eingebracht.

Praxishinweis.

Der Einsatz von E-Faxen gegenüber Abgabenbehörden, insbesondere Finanz- und Zollämtern, ist mit Vorsicht zu genießen. Um den Anforderungen eines zulässigen Anbringens gerecht zu werden ist es ratsam nachfolgende Schritte einzuhalten:

  • Das Dokument ist zwingend per Hand (!) zu unterfertigen. Eine elektronische Signatur ist unzulässig.
  • In einem zweiten Schritt muss das originalunterfertigte Dokument – und kein anderes Dokument – am Gerät eingescannt werden.
  • Schließlich darf nur das originalunterfertigte und in weiterer Folge eingescannte Dokumente an die Behörden übermittelt werden. Eine andere elektronisch generierte Version ist unzulässig.

Wir empfehlen daher auf Einzelfallbasis zu prüfen, ob eine als E-Fax eingebrachte Eingabe, welche aufgrund der bisherigen Rsp des BFG ignoriert wurde, nicht doch noch saniert werden kann.

Fazit.

Es ist durchaus begrüßenswert, dass der VwGH in seinem Erkenntnis klargestellt hat, dass E-Faxe- somit rein elektronisch generierte und über eine Telefonleitung versendete Faxe, denen es an einer eigenhändigen Unterschrift fehlt – eine zulässige Einbringungsform darstellen können. Abgabenbehörde dürfen daher keineswegs solche Eingaben ignorieren, sondern sind vielmehr dazu angehalten einen Mängelbehebungsauftrag unter Setzung einer Nachfrist zu erteilen. Wird in weiterer Folge die Eingabe mit einer händischen Unterschrift versehen und per Post oder FinanzOnline – binnen der Mängelbehebungsfrist – eingebracht, gilt der Mangel als saniert und die Eingabe als fristgerecht eingebracht.

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Philip Predota

Philip Predota

Assistant | Deloitte Tax | E-Mail senden

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